+7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812) 385-57-31 Санкт-Петербург

Организация паспортного стола в управляющей компании и работа паспортиста

Время на чтение: 4 минуты Добавить в закладки
30
2 116 просмотров

Управляющая компания в обязательном порядке имеет в своей структуре такой функционал, как паспортный стол.

Главными задачам, стоящими перед его сотрудниками, являются учет всех граждан по месту проживания, снятие с учета и регистрация в случае необходимости.

К функциям паспортиста относится первоначальное оформление документации, которая подтверждает личности людей.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 504-88-91 Москва
+7 (812) 385-57-31 Санкт-Петербург

Показать содержание

Образцы должностных инструкций директора управляющей компании, управляющего, главного инженера и дворника вы можете скачать на нашем сайте бесплатно.

Паспортный стол в УК

Паспортный стол (ПС) является одним из структурных подразделений каждой управляющей компании.

Иерархия этого отдела не будет отличаться от остальных, входящих в организацию. Во главе находится начальник.

Если УК обслуживает значительное число жилых домов, то в ПС может появиться дополнительная функция заместителя. В любом случае в отделе работают рядовые сотрудники, во главе которых стоит старший специалист.

Для паспортных столов управляющих компаний характерно двойное подчинение. Управляющей организации отдел будет подчиняться исключительно в отношении выдачи документальных материалов и иной информации.

Что же касается остальной иерархии подчинения, то в остальном, а именно – в вопросах непосредственного учета граждан и всей сопутствующей документации ПС будет подчиняться Управлению федеральной миграционной службы.

Работа паспортного стола регулируется рядом федеральных законов и постановлений правительства.

В частности, речь идет о Федеральном законе ФЗ-5242-1, изданным 25 июня 1993 года, а также о постановлениях правительства 713 и 885. Первое было издано в 1995, а второе в 2010 году. Все они относятся к Жилищному кодексу Российской Федерации.

Узнайте на нашем сайте о правах и обязанностях управляющей организации перед собственниками, о её основных функциях, о стандартах раскрытия информации, а также о преимуществах и недостатках перед остальными формами управления. О том, имеет ли право УК выписывать предписания собственникам или отказаться от обслуживания дома, вы можете узнать также у нас.

Общие положения

Для всех организаций, а тем более для УК, характерно наличие должностной инструкции. Ее положения включают в себя перечисление главных требований, которые предъявляются к сотруднику того или иного структурного подразделения.

В инструкции подробно описываются ответственность, обязанности и права паспортиста. Действующее законодательство определяет только несколько общих моментов.

Руководящий персонал обязан следовать этим положениям при заполнении инструкций.

Это касается непосредственных руководителей УК, которые определяют такое понятие как штатное расписание.

Что касается паспортиста, то он будет подчиняться либо начальнику отдела, либо начальнику паспортного стола, либо иному руководителю.

Степень подчинения будет зависеть от того, какова структура управляющей компании.

Существует ряд норм, которых обязан придерживаться паспортист в управляющей компании:

  • владение законодательной базой в области учета, регистрации и оформления;
  • знание делопроизводства, стандартов составления документов;
  • владение данными о контроле над справочными материалами;
  • организация функционирования отдела;
  • владение компьютером на уровне умелого пользователя;
  • знание основ Трудового кодекса Российской Федерации.
Крайне значимым моментом в работе паспортиста является знание принятой в стране унифицированной системы документооборота.

При всем при этом наличие какого-либо специального образования от паспортиста не требуется, равно как и определенного стажа работы.

Должностная инструкция паспортиста управляющей компании

Из наших статей вы можете узнать о таких процедурах, как: проведение конкурса по выбору управляющей организации, передача дома к УК от застройщика, создание собственной управляющей компании, её регистрация на ГИС ЖКХ, получение лицензии, а также ведение бухгалтерского учета в УК и её банкротство. Образцы договоров УК с собственниками или с подрядными организациями, а также бизнес-план управляющей компании можно скачать у нас бесплатно.

Главные обязанности паспортиста

Сразу стоит отметить тот факт, что каждая обязанность, возлагаемая на сотрудника, занимающего должность паспортиста, имеет очень большое значение с социальной точки зрения. Малейшая ошибка или простой недочет могут привести к проблемам у отдельно взятого гражданина РФ.

Верное исполнение всех обязанностей – вот залог успешной деятельности описываемого отдела управляющей компании.

Перечень основных обязанностей паспортиста в управляющей компании выглядит следующим образом:

  • проверка всей документации, которая поступает для регистрации;
  • учет граждан в соответствии с законодательством;
  • выдача справок в строго установленной форме;
  • использование современных технических средств при учете;
  • использование картотеки в электронном и бумажном варианте;
  • хранение картотеки в надлежащем состоянии;
  • контроль паспортного режима;
  • установленный порядок всей отчетности.

Прочие обязанности будут напрямую зависеть от политики, которой придерживается управляющая компания.

Права работника

Как и любой сотрудник управляющей организации, работник паспортного стола будет иметь все полагающиеся социальные гарантии, которые обеспечиваются действующим законодательством.

Также у специалиста на этой должности имеются и определенные права:

  • предложения по внесению изменений и улучшений в собственный функционал;
  • требование содействий руководства при исполнении собственных обязанностей;
  • требование предоставления любых необходимых данных;
  • право на повышение собственной квалификации.

Ответственность специалиста

Кроме прав, которые гарантируются сотруднику паспортного стола, занимающего описываемую должность, Трудовым кодексом и Конституцией Российской Федерации, у него имеется и существенная ответственность.

В данном случае подразумевается ответственность за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей, перечисленных ранее в статье.

Все обязанности сводятся к четкому исполнению прописанных должностных инструкций. Кроме того, сотрудник обязан соблюдать действующее законодательство Российской Федерации, в частности, Трудового кодекса.

Особенности работы в управляющей компании

Главной особенностью должности является фактическое посредничество сотрудника между гражданами и офисом Управления федеральной миграционной службы РФ.

Специалист получает важные задокументированные данные от граждан для передачи в УФМС по месту жительства.

Очень важен тот факт, что к особенностям работы в отделе относится очень высокий уровень ответственности не только перед гражданами, но и перед территориальным органом Миграционной службы.

Большинство должностных инструкций содержит всего несколько пунктов, посвященных обязанностям, правам и ответственности специалиста, принимаемого на должность.

Однако, каждый пункт четко и ясно дает понять, что именно в перечисленных выше моментах заключаются основные особенности работы в УК.

В заключение необходимо сказать, что на описываемой должности может работать человек, которому знакомы правила учета граждан, правила оформления материалов, а также, разумеется, все основы документооборота.

Обязательным будет владение персональным компьютером на уровне пользователя, а также возможность быстро разобраться в действующем законодательстве.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 504-88-91 Москва
+7 (812) 385-57-31 Санкт-Петербург
Комментировать
30
2 116 просмотров
 

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Комментарии
  1. Виктория
    Ответить

    На основании чего паспортистка работает в УК, а не в Миграционной службе? Какой документ это закрепляет?

    • На вопрос отвечает эксперт сайта Олег
      Ответить

      Вопрос сформулирован некорректно.
      Во-первых, в РФ более нет Миграционной службы, а есть управление по вопросам миграции — при МВД РФ главное, остальные — региональные, отделы при РОВД/ГУВД.
      Во-вторых, нет и такой должности как «паспортистка», есть соответствующе обозначенные работники в структуре МВД и/или паспортных столов в УК/ЖКУ. Что регламентируется также соответствующими нормативными актами и штатном расписанием.

      Бесплатная помощь юриста!
      +7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812)  385-57-31 Санкт-Петербург
  2. Вадим Волков
    Ответить

    Я работаю инспектором отдела регистрации в управляющей компании вмести с паспортистом, нам объяснили что с численность население в 5600, необходим только один работник, это правильно?

    • Александра
      Ответить

      Вадим действительно такие нормы рекомендованы в МДК 2-02.01 утвержденным Приказом Госстроя РФ от 09.12.1999 N 139. Не смотря на то, что эти нормы разработаны и носят рекомендательный характер, но именно ими руководствуются при формировании штатных расписаний организаций выполняющих функции регистрации граждан.

  3. Анна
    Ответить

    Прошу Вашей помощи в таком вопросе. Я гражданка Украины. Хочу подавать на гражданство РФ. Для этого мне нужно подтвердить, что мои дедушка и бабушка проживали в Калинине. Сведения о их проживании в 70-80х годах сохранились, но паспортистка УК отказывает мне в выдаче расширенной(архивной) выписке, мотивируя тем, что я не собственника квартиры и не прописана там. Каким образом и у кого я могу получить выписку из домовой книги?

    • На вопрос отвечает эксперт сайта Олег
      Ответить

      Если ваш запрос касается сведений о проживании ваших родственников и к нему были подкреплены доказательства родства, то отказ незаконен и вы вправе его обжаловать. В вышестоящие и/или надзорные инстанции, а также при необходимости в судебном порядке.

      Бесплатная помощь юриста!
      +7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812)  385-57-31 Санкт-Петербург
  4. Василий Шмидт
    Ответить

    Добрый день. Может ли УК заключить договор с информационно-расчетным центром на прием и передачу в органы регистрационного учета документов для прописки и выписки?

    • Александра
      Ответить

      Да может. Заключение такого договора с информационно-расчетным центром
      не запрещено законом. Не каждая УК имеет возможность организовать паспортный стол, ток как описано в статье выше.

  5. Светлана Соловьёва
    Ответить

    почему собственнику квартиры отказала паспортистка в выдаче расширенной выписки.Правомерно ли это?

    • Александр
      Ответить

      Здравствуйте Светлана! А вы еще раз пойдите в паспортный стол, и там напомните паспортистке, что она нарушает 8 статью закона об информации, а согласно статье 5.39 неправомерный отказ в получении информации влечет наложение штрафа на должностное лицо. Если конечно информация это не касается статьи 7.23.1. Так что, отказать вам не имеют права.

  6. Ксения Прокофьева
    Ответить

    Добрый день! В нашу УК передают функции паспортного стола, мы растерялись. С чего начинать работу? таких специалистов у нас нет.

    • Марина
      Ответить

      Ксения, добрый день.
      В данной статье приведено подробное описание то с чего лучше начать и как организовать работу паспортиста в управляющей компании. пожалуйста, ознакомьтесь.

  7. Константин Игнатьев
    Ответить

    Добрый день, не выдают в паспортном столе трехступенчатую развернутую справку из-за имеющейся задолженности по коммунальным услугам. На сколько это законно?

    • Александр
      Ответить

      Здравствуйте Константин! Действие паспортного стола не правомерны, и они обязаны выдать справку. Так, как отказ в выдаче, это нарушение 24 статьи конституции РФ. Внутренне распоряжение, если это сделал начальник паспортного стола не имеет силы. О чем можно предупредить их, если будет отказ, то можете подать жалобу в прокуратуру на действие паспортистки.

  8. Михаил
    Ответить

    Я риэлтор, купил квартиру клиенту в Подольске. Возникла ситуация. В Квартире была прописана дама, знакомая бывшего собственника. Он ее прописал в своей новой квартире и одновременно выписал с адреса квартиры, которую я купил для своего клиента. Выписка прошла 6.10.2017 г. В паспортном столе, где проходит купленная квартира информации о выписке дамы до сих пор нет, говорят, что это может длиться до трех месяцев. На сколько это правомерно? В выписке из домовой книги эта дама продолжает числится в квартире, почему за нее надо платить?

    • На вопрос отвечает эксперт сайта Олег
      Ответить

      В соответствии с требованиями закона, в частности регламента регистрационных действий, выписка на основании заявления должна производиться в течение 3-7 рабочих дней. Судя по вашему описанию ситуации, начать следует с проверки — было ли заявление со стороны бывшего собственника, а далее уже варианты в зависимости от ответа. Их, подчеркну, как минимум три.

      Бесплатная помощь юриста!
      +7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812)  385-57-31 Санкт-Петербург
  9. Надежда
    Ответить

    Добрый день! Я работаю паспортистом в УК, с приходом нового начальника УФМС выдача документов на руки паспортистам производится с 19 до 20 часов. Рабочий день у всех паспортистов до 17,30 час. Начальник ссылается на свой график, Правомерно ли ее решение? или это ее дурость

    • На вопрос отвечает эксперт сайта Олег
      Ответить

      Здравствуйте!
      На ваш вопрос затруднительно ответить в связи с тем, что с апреля 2016 года ФМС как самостоятельная структура более не существует, а является структурным подразделением при МВД. Соответственно, вопросы графика работы, его утверждения, разъяснения и обжалования должны адресоваться в РОВД/ГУВД или урпавление МВД региона на имя его руководства.

      Бесплатная помощь юриста!
      +7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812)  385-57-31 Санкт-Петербург
  10. Елена
    Ответить

    Добрый день, паспортист в УК должен бесплатно предоставлять бланки для регистрации?

    • На вопрос отвечает эксперт сайта Олег
      Ответить

      Здравствуйте!
      Регистрация граждан по месту жительства/пребывания является госуслугой, которую предоставляют уполномоченные органы, должностные лица и организации, уполномоченные органами местного самоуправления (УК в данном случае), предоставляется она бесплатно, включая тем самым бланки для регистрации (по любой из требуемых форм).

      Бесплатная помощь юриста!
      +7 (499) 504-88-91 Москва +7 (812)  385-57-31 Санкт-Петербург
  11. Алена
    Ответить

    Здравствуйте, мне нужен образец Приказа в Миграционную службу — предоставлять интересы УК. За ранее спасибо.

    • Олег
      Ответить

      Здравствуйте! Чтобы ответить на ваш вопрос, хотелось бы уточнить о каком все же приказе вы спрашиваете?

      Потому как, например, для представления интересов кого-либо (граждан/организаций) в органах власти и организациях требуется все же доверенность.

      Если же ваш вопрос связан с темой статьи, т.е. организации паспортного стола при УК, то по своей форме приказы о его создании и принятии на работу соответствующего сотрудника ничем не отличается от аналогичных приказов по иным вопросам по организации (изменении штатного расписания, принятия на работу).

  12. Людмила
    Ответить

    Добрый день! Я работаю паспортистом! У меня такой вопрос: когда я проношу документы на регистрацию в миграционную службу, я должна сама вбивать в базу ФМС все данные граждан, вносить изменения о новом месте их пребывания, вносить данные в журнал регистраций и тд. А я слышала, что паспортист -это посредник между гражданином и мигр.службой, и в его обязанности входит первичное оформление документов и только передача их для регистрации в мигр.службу. Вопрос: должна ли я только передать документы в мигр.службу или всё-така сама всё там заполнять? и чем это регламентируется? спасибо.

    • Олег
      Ответить

      Здравствуйте. Где именно вы работаете паспортистом? Потому как ФМС — более не существующая структура, есть подразделение при МВД, территориально — при РОВД/ГУВД. При приеме на работу, связанную с оформлением паспортов, вам под роспись должны доводить должностную инструкцию, в которой имеются ссылки или прямое цитирование соответствующих нормативных актов.

  13. Екатерина
    Ответить

    Здравствуйте! Убедительная просьба, разьясните, мне, пожалуйста, ситуацию. Я с бывшем мужем в разводе, есть 2 детей. Дети по решению суда со мной (матерью), живут фактически также со мной. Зарегистрированы по месту жительства с отцом. Мне требуется справка о составе семьи, в жкх по адресу регистрации детей и бывшего мужа мне отказали в выдаче, ссылаясь на защиту персональных данных, и на то, что мой муж написал им заявление, чтобы они (жкх) не выдавали никаких справок сторонним лицам без его ведома. Законны ли действия УК в отказе в выдаче справки мне о составе семьи. Справка требуется в отделы соц.защиты для оформления ежемесячных пособий, и для статуса малоимущей семьи. Спасибо большое заранее за ответ!

    • Олег
      Ответить

      Здравствуйте!
      Ваш случай тем сложен, что отчасти напрямую не регулируется. Вместе с тем вам необходимо собрать следующие справки и документы для обоснования своей позиции
      1. Решение суда об том, что дети остаются с вами.
      2. В соответствии со ст.20 ГК РФ местом жительства детей до 14 лет является место жительства родителей/законных представителей. Таким образом, если вы проживаете отдельно от бывшего мужа, а у детей там постоянная регистрация, вы должны их временно зарегистрировать там. где живете в настоящее время. Напомню, что проживание свыше 90 суток без регистрации является административным правонарушением.

      Т.е. при наличии временной регистрации детей у вас нет надобности в справке по прописке у их отца. Отказ вам в субсидии и статусе малоимущей семьи на этом основании будет незаконным, если вы предоставите справвку о том. что ваши дети с вами временно зарегистрированы.
      Отказ вам в предоставлении српавки по квартире вашего бывшего супруга законен, если вы там более не зарегитсрированы или не имеете никаких имущественных прав на нее/на долю.

  14. Евгения Григорьева
    Ответить

    Какие документы должна предоставить УК для заключения договора с паспортным столом?

    • Наталья
      Ответить

      Здравствуйте, Евгения. УК не нужно заключать договор с паспортным столом. Но, в каждой УК должен быть свой паспортный стол, который занимается учётом граждан и подчиняется УК и ФМС.

  15. Юлия Маркова
    Ответить

    Добрый день. Обратились в паспортный стол своей управляющей компании для регистрации новорожденного по месту жительства. Паспортистка отказалась принимать документы без "отпечатанного" в бизнес-центре заявления. Правомерен ли такой отказ?

    • Катерина
      Ответить

      Юлия, добрый день.
      Если данный документ важен для получения регистрации новорожденного, тогда правомерен отказ. В конце концов, она наоборот вам помогла, чтобы вы не бегали несколько раз с документами, а сразу же сделали и сдали.

Это интересно

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: